Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gilt zwischen der Firma (dem Treuhandbüro oder KMU), die numi nutzt („Firma“), und Weise GmbH, Kriens („numi“). Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen.

Die Firma ist Verantwortliche für die Kundendaten. numi ist Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG und bearbeitet Kundendaten nur nach den Weisungen der Firma. Die Firma erteilt ihre Weisungen, indem sie numi nutzt (Dateien hochladen, abgleichen, Buchungen freigeben und nach Bexio übertragen), oder schriftlich per E-Mail. Hält numi eine Weisung für datenschutzwidrig, teilt numi das der Firma mit.

numi bearbeitet Kundendaten nicht für eigene Zwecke. Ausgenommen ist nur das Prüfprotokoll, das im Abschnitt «Was nach der Löschung bleibt» beschrieben ist. Alle Personen, die bei numi Zugriff auf Kundendaten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

numi gleicht für die Firma Bankbewegungen und QR-Rechnungen mit offenen Bexio-Belegen ab, bereitet Buchungen vor und überträgt sie nach Freigabe in das Bexio-Konto der Firma. Dazu speichert numi die hochgeladenen Dateien und die daraus gelesenen Daten.

Der AVV gilt, solange die Firma numi nutzt, und danach, bis numi die Kundendaten gelöscht hat.

numi bearbeitet folgende Kundendaten:

• Bankbewegungen aus camt-Dateien: Beträge, Daten, IBANs, Namen der Gegenparteien, Referenzen und Mitteilungstexte.
• QR-Rechnungen und Belege: Rechnungssteller und Zahlungspflichtige mit Name, Adresse und IBAN, Beträge und Referenzen.
• Bexio-Daten: offene Rechnungen und Lieferantenrechnungen mit Belegnummer, Beträgen, Daten und Kontaktnamen sowie der Bexio-Zugangsschlüssel des Mandats.
• Ergebnisse der Bearbeitung: Abgleiche, Ausnahmen, KI-Vorschläge, vorbereitete und übertragene Buchungen.

Betroffen sind die Mandanten der Firma, deren Kunden, Lieferanten und andere Gegenparteien, die in diesen Daten genannt sind, sowie die Mitarbeitenden der Firma, die numi nutzen.

numi schützt Kundendaten mit diesen Massnahmen:

• Trennung nach Firma und Mandat: Jede Abfrage läuft mit den Rechten der angemeldeten Person. Zeilenbasierte Zugriffsregeln (Row Level Security) in der Datenbank und im Dateispeicher geben nur Mitglieder der Firma frei, der ein Mandat gehört.
• Bexio-Zugangsschlüssel im Vault: Die Schlüssel liegen verschlüsselt im Supabase Vault in Zürich. Nur der Server kann sie lesen, um nach Bexio zu übertragen. Sie gelangen nie in den Browser oder zu einem Agent.
• Datensparsame KI: Die KI erhält nur einen Ausschnitt einer Ausnahme, ohne IBANs, Adressen oder Kontonummern und nie die Bankdateien selbst. Sie wählt nur unter Kandidaten, die numi berechnet hat, und rechnet keine Beträge.
• Prüfprotokoll: Jede Übertragung und jede wichtige Aktion wird mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert. Das Protokoll kann nur ergänzt, nie geändert oder gelöscht werden.
• Speicherung in der Schweiz: Datenbank, Dateien und Zugangsschlüssel liegen in Zürich. Die Anwendung läuft in Frankfurt, wo Daten nur während der Bearbeitung im Arbeitsspeicher sind.
• Freigabe und Zugang: Keine Buchung erreicht Bexio ohne Freigabe durch eine Person. Agents (MCP-Clients) können nie nach Bexio übertragen, und ihre Zugriffe lassen sich jederzeit widerrufen. Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS).

Die Firma erlaubt numi, die folgenden Unterauftragsbearbeiter einzusetzen. Es ist dieselbe Liste wie in der Datenschutzerklärung. numi verpflichtet sie vertraglich auf mindestens gleichwertigen Datenschutz.

Supabase

Supabase, Inc., USA Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung (Authentifizierung) und Vault für Zugangsschlüssel Standort: Zürich, Schweiz (Region eu-central-2) Grundlage der Übermittlung: Speicherung in der Schweiz. Für allfällige Zugriffe des US-Anbieters: Standardvertragsklauseln

Vercel

Vercel Inc., USA Betrieb der Anwendung (Rechenleistung), Web Analytics, Speed Insights und AI Gateway (Weiterleitung von KI-Anfragen) Standort: Frankfurt, Deutschland (Region fra1) Grundlage der Übermittlung: EU mit angemessenem Datenschutz (Anhang 1 DSV). Für den US-Anbieter: Swiss-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln

Anthropic

Anthropic, PBC, USA KI-Inferenz über das Vercel AI Gateway, ohne Speicherung der Anfragen (Zero Data Retention) Standort: USA Grundlage der Übermittlung: Swiss-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln

Bexio ist kein Unterauftragsbearbeiter: Die Firma weist numi an, Buchungen in ihr eigenes Bexio-Konto zu übertragen.

Änderungen dieser Liste kündigt numi dem Inhaber der Firma mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an. Die Firma kann innert dieser Frist an legal@numi.fi widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann die Firma den Vertrag kündigen. Die geänderte Liste ist eine neue Version dieses AVV, die der Inhaber in numi akzeptiert.

Für Bankbewegungen, die numi nicht selbst zuordnen kann, holt numi einen Vorschlag von einem KI-Modell von Anthropic ein. Die Anfrage läuft über das Vercel AI Gateway, und die Inferenz findet ausserhalb der Schweiz statt, in den USA.

Das Modell erhält nur den datensparsamen Ausschnitt: Betrag, Datum, Name der Gegenpartei, Mitteilungstext und die Kandidaten mit Belegnummer und Betrag, ohne IBANs, Adressen oder Kontonummern. Anfragen werden nicht gespeichert (Zero Data Retention) und nicht zum Training verwendet. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.

Verlangt eine betroffene Person Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Löschung ihrer Daten, unterstützt numi die Firma dabei, soweit die Firma das nicht selbst in numi erledigen kann. Wendet sich eine betroffene Person direkt an numi, leitet numi die Anfrage an die Firma weiter.

Stellt numi eine Verletzung der Datensicherheit fest, die Kundendaten betrifft, meldet numi sie der Firma unverzüglich per E-Mail. Die Meldung beschreibt, was geschehen ist, welche Daten betroffen sind und was numi dagegen unternimmt. numi unterstützt die Firma bei ihrer Meldung an den EDÖB und bei der Information der Betroffenen.

Ansprechstelle für Verletzungen der Datensicherheit ist privacy@numi.fi. Dorthin meldet auch die Firma eine Verletzung, die sie bemerkt.

Nach dem Ende des Vertrags löscht numi die Kundendaten der Firma innert 90 Tagen. Die Firma verlangt die Löschung per E-Mail an privacy@numi.fi. Während der Beta löscht numi von Hand und bestätigt die Löschung per E-Mail.

Gelöscht werden Bankbewegungen, Belege, hochgeladene Dateien, Abgleiche, KI-Vorschläge, vorbereitete Buchungen und der Bexio-Zugangsschlüssel.

Nach der Löschung bewahrt numi während 10 Jahren auf:

• den Namen der Firma und jedes Mandats,
• IDs von Firma, Mandaten, Dateien und Buchungen,
• Status und Anzahlen (zum Beispiel «übertragen» oder die Zahl eingelesener Bewegungen),
• Zeitpunkte,
• die handelnden Personen (als Benutzer-ID).

Diese Angaben stehen im Prüfprotokoll und in den archivierten Einträgen von Firma und Mandaten. Sie belegen, was numi wann für die Firma bearbeitet und nach Bexio übertragen hat. Für diesen Nachweis ist numi selbst verantwortlich. Einträge seit dem 7. November 2026 enthalten keine Beträge, Dateinamen, Gegenparteien oder Antworten von Bexio. Ältere Einträge können solche Angaben enthalten; sie bleiben unverändert, weil das Protokoll nicht geändert werden kann.

Der Inhaber der Firma akzeptiert diesen AVV in numi für die Firma und erklärt damit, dass er die Firma vertreten darf. numi hält fest, welche Version wer wann akzeptiert hat. Die Annahme gilt für alle Mitglieder der Firma.

Ändert sich der AVV, kündigt numi die neue Version 30 Tage im Voraus per E-Mail von legal@numi.fi an. Bis der Inhaber sie akzeptiert hat, bearbeitet numi keine Kundendaten der Firma.

Diesen AVV gibt es auf Deutsch und Englisch. Massgebend ist die deutsche Fassung.